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전표
전표(傳票)는 은행, 회사, 상점 따위에서 금전의 출납이나 거래 내용 따위를 간단히 적은 쪽지를 말한다.
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개요[편집]
전표란 일정한 거래를 유형별로 기록 및 관리하기 위하여 회계 거래에 대한 계정과목, 거래내용, 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 서식이다. 거래에 알맞은 계정과목을 적용하여 분개하고, 다시 일정한 서식에 따라 기재해야 하는데 이때 작성하는 서식을 전표라고 한다. 이러한 전표가 모이면 장부의 역할을 하므로 회사에서는 기본적으로 전표를 가장 기본적인 자료로 이용하고 있다. 일반적으로 사용하는 전표로는 입금전표, 출금전표, 대체전표, 분개전표 등이 있다.
전표작성의 의의
전표는 장부기장이나 내부결재 목적으로 작성한다. 즉, 거래가 발생했을 경우 전표를 작성해서 품의서, 기안지 등을 함께 첨부하면 전표 한 장으로 거래에 관한 전반적인 사항을 모두 알 수 있다. 따라서 올바른 전표의 작성은 올바른 회계처리를 위한 기초자료가 될 뿐만 아니라 대표자나 경영진에게도 투명한 자금집행을 위한 가장 중요한 자료가 된다. 즉, 전표는 거래가 발생할 때마다 그 내용을 기록하기 위한 일정 형식의 지표이다. 이것에 의해서 거래의 발생 사실을 타인(타부서)에게 전달하고 후일에 기장 상의 증거자료가 된다. 전표를 작성한다는 것은 사용할 전표를 선택해서 분개 내용을 기재하고 전표 뒷면에 증빙서류(세금계산서, 카드전표, 간이영수증 등)를 붙여서 회사의 내부결제시스템에 따라 결제를 완료한 후, 월별 또는 종류별로 편철 하는 과정을 이행하는 것이다. 현재 회계 프로그램의 발달로 인해 전표를 작성한 후 그 전표에 작성된 내용(계정과목, 금액 등)을 프로그램에 입력하여 회사의 해당연도 재무제표까지 만들 수 있게 되었다.
전표작성의 효과
전표는 거래를 보다 신속하고 효율적으로 관리하기 위하여 작성한다. 기업에 따라 사용하는 전표의 서식은 다소 다를 수 있으나 전표의 작성에는 다음과 같은 효과가 있다.
- 동시에 발생하는 많은 양의 거래를 거래의 각 담당부서별로 분담하여 처리할 수 있다.
- 책임소재를 명확히 하여 장부검사의 수단으로 이용할 수 있다.
- 발생한 거래의 내용을 다른 부서에 쉽게 전달할 수 있다.
- 전표를 분개장 대신에 사용할 수 있어 장부의 작성을 간소화 할 수 있다.
- 전표의 집계표(일계표 또는 월계표)를 활용하여 전기(전표에서 장부로 옮겨 적는 것)의 횟수를 줄일 수 있다.[1][2]
전표의 종류[편집]
일반적인 전표에는 입금전표, 출금전표, 대체전표가 있다. 그러나 이러한 3전표는 전표의 크기가 작아 뒷면에 기안지, 품의서, 지출결의서 등의 증빙을 첨부하는 것이 어렵기 때문에 경영진이 결재를 할 때 불편함을 느낀다는 단점이 있다. 따라서 실무에서는 전표와 지출결의서를 혼합한 형태인 '분개전표'를 많이 사용하고 있다.
- 입금전표 : 현금이 들어오는 거래를 기재하는 전표(입금거래)를 말한다. 입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표 상의 계정과목에는 대변 계정만 작성한다. 유의할 사항은 입금의 상대 계정과목이 두 개이면 두 장의 전표를 작성해야 한다.
- 출금전표 : 현금이 지급되는 거래를 기재하는 전표(출금 거래)를 말한다. 출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표 상의 계정과목에는 차변계성만 작성한다.
- 대체전표 : 대체거래에 사용되는 전표를 말한다. 현금의 입금과 출금의 변동이 없는 거래(대체거래)와 두 개 이상의 거래가 복합된 경우(기타거래)에 사용하는 전표이다. 차변의 금액과 계정과목 항목에는 거래를 분개한 내용 중 차변계정 과목과 금액을 기입한다.
- 분개전표 : 거래 내용을 보통 분개장과 같은 형식으로 기재할 수 있도록 고안된 전표를 말한다. 차변의 계정과목과 금액란에는 거래를 분개한 내용 중 대변 차변 계정과목과 금액을 기재한다. 분개전표는 일정 기간 동안의 거래 내용을 요약, 정리한 표이다.[2]
전표의 실무처리[편집]
- 회계처리의 원칙
- 거래의 실무처리 : 모든 거래는 전표와 증빙서류에 의하여 처리해야 한다.
- 장표의 제정 : 장표는 회사소정의 서식과 규격에 의한다.
- 계정과목 : 계정과목은 손익계산서계정과 대차대조표계정으로 구분하고, 중요성의 원칙에 따라 설정하여 명료성, 계속성, 비교성이 유지되어야 한다. 대차대조표 계정과목의 신설, 폐지, 배열은 경리담당 부서장이 결정하여 사장의 승인을 얻어야 한다. 계정과목은 회계연도 중에는 특별한 경우를 제외하고는 개정할 수 없다.
- 일계표의 작성 : 매일 회계 거래를 종료한 후에는 전표에 의하여 일계표를 작성하여야 한다. 매월 말일에는 총계정원장에 의하여 1개월 동안의 거래를 집계하는 예산실적대비표를 작성해야 한다.
- 금전의 출납 : 금전의 출납은 담당 책임자의 날인이 있는 전표에 의하여 출납담당자가 이를 행해야 한다. 출납담당자는 금전 출납 시에 수납인 또는 지급인을 전표에 날인해야 한다. 금전을 출납하였을 때에는 금전출납장에 기재하고 매일의 금전입출금을 일계표의 금전 입출금액 및 잔액과 대조하여 그 과부족 여부를 확인해야 한다.
- 금전 지급의 원칙 : 금전의 지급은 거래 발생부서의 지출결의서와 지급처의 세금계산서, 입금표 등의 증빙서류에 따라 지급전표에 의하여 지급하도록 한다. 현금의 지급은 원칙적으로 출납창구를 통하여야 하며 지급전표에 담당 책임자의 날인이 없으면 이를 취급하지 못한다.
- 전표의 처리
- 거래의 기록 : 회사의 모든 거래는 전표에 의하여 기표하고, 회계장부는 전표를 기초로 작성한다.
- 전표의 선택 : 전표의 서식은 법령 및 기타 승인된 것을 사용한다.
- 거래에 대한 증빙서류 : 회계전표에는 거래의 정당성, 계산의 정확을 증명하는 영수증, 계산서 등의 증빙서류를 첨부하여야 한다. 회계담당자와 책임자는 필요하다고 인정되는 경우에 지급 상대방에게 전표에 대한 관련 부속서류의 제출을 요구할 수 있다.
- 지급 거절 및 관련 서류의 반송 : 회계담당자와 책임자는 증빙서류가 허위이거나 처리할 수 없는 경우에는 지급 거절 또는 지급 대상자에게 관련 서류를 반송할 수 있다.
- 전표 작성의 기준 : 전표에는 계정과목을 표시하여야 하나 증빙서류로 전표를 갈음할 때는 증빙서류의 제목으로 보아 쉽게 판단할 수 있을 때는 계정과목을 표시하지 아니할 수 있다. 한 장의 전표는 한 계정과목에 대해서만 기표하여야 한다.
- 취급자의 날인 : 전표에는 기표자, 기장자, 책임자, 수납 또는 지급자, 출납책임자 기타 관계자가 각각 날인해야 한다.
- 전표 금액의 정정 : 전표 금액은 이를 정정하지 못한다.
- 전표의 보관 : 전표는 그 보관자를 정하여 일자순으로 보관 정리하며 보관자는 보관의 책임을 갖는다.
- 전표의 대용 : 전표의 기능이 인정되는 증빙서류는 전표로 대용할 수 있다.
- 감사 : 전표는 감사규정에 정한 바에 따라 감사한다.[2]
전표 작성팁[편집]
입금전표[편집]
입금전표는 현금이 들어오는 거래를 기재하는 전표이다. 따라서 입금전표에는 항상 차변의 현금 계정에 대응하는 대변의 계정과목을 적어야 한다. (즉, 차변의 '현금'이 생략된 전표). 만일 차변에 대응하는 대변의 계정과목이 하나 이상일 경우에는 각각의 계정과목별로 별도의 전표를 발행해야 한다. 입금전표는 다른 전표와 쉽게 구별할 수 있도록 붉은색으로 인쇄되어 있다.
항목별 기재요령
- 일자 : 판매 등의 거래가 발생한 연월일을 기재한다.
- 과목 : 상대계정과목을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 정확히 알 수 있도록 상세하게 기재한다. (판매처의 상호 기재)
- 금액 : 거래금액(공급가액 등)을 기재한다.
- 합계 : 각 항목의 총 합계를 기재한다. 합계를 표시하고 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.
출금전표[편집]
출금전표는 현금이 나가는 거래를 기재하는 전표이다. 따라서 출금전표에는 항상 대변의 현금 계정에 대응하는 차변의 계정과목을 적어야 한다. 만일 대변에 대응하는 차변의 계정과목이 하나 이상일 경우에는 각각의 계정과목별로 별도의 전표를 발행해야 한다. 출금전표는 다른 전표와 쉽게 구분할 수 있도록 청색으로 인쇄되어 있다.
항목별 기재요령
- 일자 : 거래가 발생한 연월일을 기재한다.
- 과목 : 상대계정과목을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 정확히 알 수 있도록 상세하게 기재한다. (매입처의 상호 기재)
- 금액 : 거래금액(구입가액 등)을 기재한다.
- 합계 : 각 항목의 총 합계를 기재한다. 합계를 표시하고 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.
대체전표[편집]
대체전표는 대체거래에 사용되는 전표로 현금거래와 비 현금거래가 동시에 발생하거나 현금의 입출금이 전혀 발생하지 않는 비 현금거래를 기재하는 전표이다. 예를 들어 전화요금이나 급여, 거래처 외상대금 등이 회사 보통예금통장에서 바로 빠져나갔을(이체된) 경우에도 대체전표를 작성한다.
항목별 기재요령
- 계정과목 : 거래를 분개한 내용 중 차변 및 대변의 계정과목을 기재한다.
- 금액 : 거래를 분개한 내용 중 차변 및 대변의 금액을 기재한다.
- 일자 : 거래가 발생한 연월일을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 간단하게 기재한다.
- 합계 : 각 항목의 총 합계를 기재한다. 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.
분개전표[편집]
'분개전표'는 대체전표를 개량한 전표이다. 분개전표는 거래를 이중적으로 파악하는 방식으로 되어 있어서 '분개(分介)'를 명확하게 이해하는데 큰 도움이 된다. 분개전표에는 거래가 발생할 때마다 일정한 서식에 따라 거래내역을 기재한다. 적요란에는 거래내용을 간결하게 기재하고 차변과 대변란에 적절한 계정과목을 기입한 후, 금액란에 해당 금액을 기재하면 된다.
항목별 기재요령
- 계정과목 및 금액 : 거래를 분개한 내용 중 차변 및 대변의 계정과목과 금액을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 간략하게 기재한다.
- 합계 : 합계를 표시하고 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.
- 회계기표일 : 거래증빙 문서(세금계산서, 영수증 등)의 날짜를 기재한다.
- 영수일 : 거래를 위하여 대금을 지출하고 회사로부터 지급받은 날짜를 기재한다.
전표 작성 시 유의사항[편집]
- 입금전표 : 입금전표는 현금이 들어오는 거래를 기재하는 전표이다. 입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표 상의 계정에는 대변 계정만 기재해야 한다. 이때 주의해야 할 사항은 입금의 상대계정 과목이 두 개이면 두 장의 전표를 작성해야 한다는 점이다.
- 출금전표 : 출금전표는 입금전표와는 반대로 현금이 지출되는 거래를 기재하는 전표이다. 출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표 상의 계정과목에는 차변 계정만 기재한다. 이때 만일 출금에 대응하는 차변의 계정과목이 두 개가 나온다면 두 장의 출금전표를 발행해야 하며, 계정과목이 세 개인 경우에는 세 장의 출금전표를 발행해야 한다. 여러 계정과목을 한 장으로 전부처리하지 않도록 주의한다.
- 대체전표 : 대체전표는 현금의 수입과 지출의 변동이 없는 거래(대체거래)를 기입하는 전표이다. 대체거래는 전부대체거래(전부 비현금거래)와 일부대체거래(일부 현금거래)로 분류된다. 상품을 판매하고 일부는 현금으로 받고 일부는 외상으로 하는 등의 복합된 거래(일부 현금거래)를 기록하기도 한다. 대체전표는 검정색으로 인쇄되어 있으며, 거래에 있어 일부 현금의 입출금을 수반하는 경우에도 사용된다. 대체전표는 차변과 대변의 기입 내용을 사전에 잘 숙지하고 거래내역을 쉽게 파악할 수 있도록 작성해야 한다. 대체전표 차변에 입금거래, 대변에 출금거래를 기입한다. 따라서 차변은 입금전표, 대변은 출금전표에 해당한다. 일부 대체거래에 대해서는 현금수지를 표시하기 위하여 차변에 차감현금 지불란을, 대변에 차감현금 수입란을 설정하고 있다. 경우에 따라서 회사의 모든 거래를 대체전표로 작성할 수도 있는데 이러한 경우에는 거래 전체를 한눈에 파악할 수 있고, 분개의 의미를 쉽게 이해할 수 있는 장점이 있으며, 이를 날짜순으로 정리해 두면 분개장으로 활용할 수 있다.
- 분개전표 : 분개전표란 거래의 내용을 분개장과 같은 형식으로 기재할 수 있도록 만든 전표로 하나의 전표에 모든 거래내역을 기록하게 된다. 이러한 분개전표를 순서대로 철할 경우 분개장과 같은 역할을 하게 된다. 분개전표를 작성하는 목적은 거래 담당자가 거래 처리에 관한 책임을 명확히 하기 위함이다. 따라서 분개전표에는 발생한 모든 거래들을 발생 순서에 따라서 내용을 요약하여 보기 쉽게 정리해야 한다. 분개전표를 작성할 때에는 거래에 대한 자세한 내역이 필요하지는 않다. 즉, 거래를 집계하여 장부를 작성할 때는 거래일자, 적요, 계정과목, 금액만이 의미를 갖고 나머지 내용은 중요도가 떨어진다. 따라서 거래의 내용을 요약하여 보기 쉽게 정리하는 것이 중요하다.[2]
관련 기사[편집]
- 수년에 걸쳐 고객들 계좌에서 24억 원 상당을 빼돌린 새마을금고의 전 임원이 2심에서 더 무거운 형을 선고받았다. 2022년 6월 7일 법조계에 따르면 서울고법 형사1-1부(부장판사 이승련 엄상필 심담)는 특정경제범죄가중처벌법상 횡령·사문서위조·위조사문서행사 등 혐의로 기소된 A씨(63)에게 징역 4년을 선고한 원심을 파기하고 징역 5년을 선고했다. A씨는 2012년부터 2020년까지 새마을금고 고객들 명의 계좌에서 122회에 걸쳐 24억3600여만 원을 출금해 횡령한 혐의를 받는다. 그는 출금전표나 고객 명의 통장을 위조해 횡령 사실을 감췄고 횡령 금액은 생활비 등으로 사용한 것으로 조사됐다. 서울 소재 한 새마을금고에서 재직했던 A씨는 2009년 상무를 지냈고 2010년부터는 전무로서 업무를 총괄했다. 1심은 "24억여 원을 횡령하는 등 사안이 중대한 데다가 임원 지위와 고객들과의 신뢰를 이용해 범행했다"며 A씨에게 징역 4년을 선고했다. 횡령 범행에 필요한 출금전표와 통장까지 위조해 범행을 치밀하게 계획하고 피해 대부분을 회복하지 못한 점 등이 양형에 고려됐다. 그러나 1심은 2016~2018년 고객 명의 체크카드를 임의로 발급해 예금 23여만 원을 빼돌린 혐의는 특경법상 횡령이 아닌 업무상 횡령 유죄를 인정했다. 기존 범행 수법과 달라 여러 행위가 하나의 범죄에 해당하는 '포괄일죄'가 아닌 경합범(한 사람이 2가지 이상 범죄를 저지른 것)에 해당한다고 본 것이다. A씨는 2005~2008년 3억여 원 횡령 혐의, 2011년 통장 위조 혐의도 받았으나 1심은 해당 혐의 또한 경합범에 해당한다고 보고 공소시효가 지난 것을 고려해 면소 판결했다. 검찰과 A씨는 항소했고 2심은 1심보다 형량을 높였다. 2심은 체크카드를 임의발급해 23여만 원을 횡령한 혐의에 대해 "피고인이 피해자 금고(새마을금고)의 자금을 무단 인출해 사적 용도로 사용한다는 단일한 범의 하에 이뤄진 일련의 행위"라며 포괄일죄를 인정했다. 그러면서 "업무총괄자의 지위에 있으면서 저지른 범행으로 범행 시기도 겹치고 횡령금 사용처도 모두 개인적 용도로 동일하다"며 "출금 수단이 출금전표 위조 또는 체크카드 사용이라는 점에서만 차이만 있을 뿐이다"라고 지적했다. 다만 2005~2008년 3억여 원 횡령 혐의, 2011년 통장 위조 혐의에 대해선 1심과 마찬가지로 경합범 관계에 있다고 판단, 면소판결했다. A씨는 횡령 범행 외에도 고객에게 차용금 명목으로 4000만 원을 가로챈 혐의로도 기소돼 1심과 2심에서 모두 유죄가 인정됐다.[3]
- 집중 폭우로 새마을금고의 한 지점에서 전표와 여신 서류 원본이 상당 부분 손상되는 사고가 발생했다. 해당 지점에서는 손상된 서류 문서의 상당수를 디지털 방식으로 별도 저장해 두지 않아, 복구가 쉽지 않을 전망이다. 새마을금고는 중앙회 차원에서 각 지점에 종이 문서를 디지털화해 저장하도록 지도해 왔지만, 권고에 그쳤을 뿐 의무화를 강제하지 않아 불가피한 사고였다는 지적이 나온다. 2022년 8월 18일 관련 업계에 따르면 새마을금고 서울의 한 지점에서 최근 폭우로 인한 침수 피해가 발생해, 지하 공간에 별도 보관해온 고객 관련 서류들이 상당 부분 손상됐다. 폭우로 인해 흙탕물이 지점 내부로 들어오면서, 지하에 종이문서로 보관해온 전표, 대출해지계좌 등 원본 서류가 대거 손상된 것이다. 특히 손상된 여신 관련 문서의 상당 부분은 디지털 파일로 저장되어 있지 않아 별도의 사본조차 존재하지 않는 상황이다. 새마을금고는 서류에 대한 관리 책임을 개별 지점들이 스스로 지도록 하고 있다. 이 때문에 해당 지점은 관련 서류를 스캔해 추가로 중앙회 서버에 저장하는 등 '백업'을 해 둘 의무가 없었다. 새마을금고중앙회 관계자는 "2015년부터 중앙회는 각 지점들을 대상으로, 여신 서류 등 원본을 스캔해 중앙 통합 서버에 저장하도록 업무 지도를 해왔다"며 "각 지점들을 좀 더 살펴보고 챙길 수 있도록 하겠다"고 설명했다. 종이서류의 '디지털 저장' 여부를 각 지점의 자율에만 맡겨둔 상황은 일부 타 상호금융권도 엇비슷했다. 신협 관계자는 "각 지점에서 종이 서류를 별도 스캔 후 전산에 보관할 수 있지만, 의무사항은 아니다"라고 설명했다. 신협 역시 서류 문서의 보관 방식을 각 지점에서 자율적으로 판단하도록 하고 있다는 것이다. 수협 또한 각 지점에서 발생한 종이 문서들을 개별적으로 관리하고 있다. 다만 수협 관계자는 "올해 초부터는 전 영업점에서 '페이퍼리스' 시스템을 운영하고 있기 때문에, 일괄적으로 서버에 서류들이 디지털로 저장되고 있다"고 설명했다.[4]
동영상[편집]
각주[편집]
참고자료[편집]
- 〈전표〉, 《네이버 국어사전》
- 〈전표〉, 《조세통람》
- 〈전표〉, 《매일경제》
- 〈전표〉, 《비즈폼 서식사전》
- 〈전표〉, 《회계·세무 용어사전》
- 〈전표〉, 《예스폼 서식사전》
- 온다예 기자, 〈출금전표 위조해 24억 빼돌린 새마을금고 前임원, 2심 징역 5년〉, 《뉴스1코리아》, 2022-06-07
- 이은주 기자, 〈[새마을금고 폭우에 전표, 여신자료 침수... '디지털 저장' 강제해야 제목]〉, 《아시아경제》, 2022-08-18
같이 보기[편집]
