카카오워크

카카오워크(Kakaowork)

카카오워크(Kakaowork)

㈜카카오(Kakao)

카카오워크(KaKaowork)는 2020년 9월 16일에 ㈜카카오(Kakao)가 개발하여 출시한 업무용 메신저이다. 모바일은 아이오에스(iOS)와 안드로이드의 운영체제를 지원하고, PC 버전은 윈도우(Windows)와 매킨토시(Macintosh) 운영체제를 지원한다.

개요

카카오워크는 카카오톡(Kakao Talk) 사용자 인터페이스(UI)를 기반으로 하고 있으며, 사용법과 익숙함 및 친숙함이 독보적인 장점이다. 또한, 강력한 보안 및 관리 기능을 포함하고 있기 때문에 기업환경에 무엇보다도 필요한 관리 기능과 엔터프라이즈급 보안 환경을 제공한다. 카카오톡과 같이 언제 어디서든 의사소통이 가능한 효율적인 업무 처리가 가능하다. 조직도, 전재결재, 회사의 주요 시스템을 연동하여 모바일로도 업무 효율을 극대화할 수 있다. 사내 메신저에서도 익숙하고 편리한 기능을 그대로 사용할 수 있으며, 카카오톡에서 구매한 이모티콘을 그대로 사용할 수 있는 카카오톡의 친숙함을 이용한 업무용 사내 메신저이다. 별도의 교육없이 누구나 쉽고 빠르게 이용할 수 있고, 전자결재 및 근태관리와 화상회의 및 인공지능 어시스턴트 등 업무에 필요한 기본 기능을 탑재했다. 또한, 일일이 친구를 추가하는 대신 조직도를 통해 동료를 찾아 대화할 수 있어서 편리하다. 카카오워크는 주 52시간 근로제 등 국내 기업 상황에 적합한 기능들을 반영하고 있다. 국내 업무 환경을 잘 알고 서비스 개발을 한 국내 협업 툴이 더 적합하며, 조직도가 중요한 한국 기업 결재 문화에 강하다는 특징이 있다. 또한, 카카오워크는 카카오톡의 메신저 노하우와 인공지능 검색 기술력을 결합한 서비스이다. 사용자에게 새로운 협업 플랫폼을 학습하고 적응하는 데 드는 시간과 비용을 최소화한다. 카카오톡 사용자들에게 이미 익숙한 친구 즐겨찾기 지정, 대화방 고정, 채팅방 내 멘션, 말풍선 답장과 전달 및 공지 등의 기능이 기본적으로 제공된다. 또한, 조직도 및 근태관리, 업무특화 기능과 업무용 인공지능 등은 각 기업의 업종과 상황에 맞게 맞춤 설계가 가능하다.

특징

카카오워크는 누구나 안심하고 사용할 수 있는 클라우드 서비스를 사용하며 메시지와 파일 등을 비롯해카카오워크에서 주고받은 모든 데이터는 카카오가 직접 제공하는 카카오아이(Kakao i) 클라우드에 암호화되어 저장된다. 사용자가 사용하는 디바이스에는 최소한의 메시지만 저장하여 디바이스 저장을 최소화하고 있다. 기업용 종단 간 암호화 기반 데이터 보호체계인 E3(Enterprise Endpoint Encryption) 시스템을 기반으로 고객 데이터를 보호하고 관리한다. 누구도 고객 데이터를 확인할 수 없기 때문에 안심하고 쓸 수 있는 안전한 클라우드 환경에서 카카오워크를 이용할 수 있다. 메시지 암호화로 물리 장비 해킹이나 서버 탈취에도 데이터의 안전을 보장하며, 강력한 데이터 보호로 서비스 내부 및 외부에서의 데이터 열람을 원천 차단한다. 특히, 카카오워크는 클라우드 기반임에 따라 개인 단말기의 데이터 저장 용량, 단말기 교체로 인한 데이터백업 등의 이슈에서 자유롭다. 또한, 최고 수준의 보안은 개인키를 기반의 암호화 방식으로 DB 분리보다 높은 보안성을 제공하며, 다양한 보안 기능 설정으로 모바일 환경에서의 보안 관리와 파일 유출 관리 및 고급 보안 설정의 기능을 제공한다. ISO 27001, 27017, 27018, 27701, 27799 인증 등 국내외 보안 인증 획득했다. 이 밖에도 기업용 유료 플랜으로 제공하는 보안 기능은 모바일 파일 다운로드 제한 및 이미지 및 파일 워터마크, 보안 파일 뷰어 등의 보안 기능을 사용할 수 있다. 이외에도 다양한 보안 기능을 준비 중에 있다.

카카오워크는 사용자들에게 친숙한 카카오톡의 사용자 환경을 활용했기 때문에 별도의 사전 학습이나 개발 작업 없이 누구나 손쉽게 사용할 수 있다. 정보기술에 익숙하지 않은 직원이라도 쉽게 사용할 수 있게 만들어졌으며, 어떤 도구라도 사용성이 쉬워야 한다. 카카오워크의 첫번째 탭에서는 회사 조직도 및 전체 임직원 목록을 통해 손쉽게 직원을 검색하고 해당 직원의 근무 시간이나 휴가 여부 등을 확인할 수 있다. 두번째 탭은 채팅방, 세번째 탭에서는 다른 서비스와의 연결 등의 기능을 제공한다.

채팅

카카오워크의 채팅 기능은 익숙하고 편리한 기능을 그대로 사용할 수 있고, 모두에게 적용되는 채팅방 이름과 사진 등 대화방을 완벽 구분하고 멘션과 답장 및 공지 기능을 제공함으로 무엇보다도 빠르게 흘러가는 업무 대화를 놓치지 않고 따라갈 수 있다. 카카오톡에서 사용하듯이 의미 없는 단문의 대답이 아닌, '좋아요' 및 확인 등 메시지별 반응을 선택하여 다른 사용자들이 선택해서 이모지로 대답할 수 있다. 친구 즐겨찾기 지정, 대화방 핀 고정 등 카카오톡의 이용자들이 유용하게 사용하는 기능들을 가지고 있다. 추가로 사용자가 카카오톡에서 구매한 이모티콘으로도 메신저 내에서도 쉽게 이야기하고 사용할 수 있다. 대화내용으로 히스토리를 파악하고 메시지의 읽음 여부를 확인해서 중요한 내용을 신속하고 정확하게 전달할 수 있다. 또한, 채팅 내에서 아래아한글, DOC, 파워포인트등 문서 파일을 다운로드하지 않고서 바로 확인이 가능하다. 카카오워크의 채팅 기능에는 일과 일상을 분리하자는 의미에서 프로필과 대화창에 휴가 상태 표시 기능도 만들었다.

• 멘션: 메신저를 확인해야 할 멤버를 빠르게 호출할 수 있다.
• 답장: 놓친 메시지에도 이어서 대화를 할 수 있도록 각 메시지마다 답장이 가능하도록 하였다.
• 공지: 공지사항 기능으로 중요한 메시지는 공지사항으로 상단에 고정하는 기능이 있다.

카카오워크는 기업 및 조직별로 워크스페이스를 개설하고, 각 워크스페이스 내에서 대화를 나누고 업무를 처리하는 방식이다. 이를 더욱 편리하게 전환할 수 있는 기능을 추가했는데, 필요에 따라 여러 개의 워크스페이스를 개설해 타 기업이나 비즈니스 파트너와의 협업, 동문회 운영 등에도 카카오워크를 활용할 수 있다.

통합검색

하나의 검색창을 사용하여 주고받은 메시지부터 파일등 채팅방의 구분 없이 한 번에 검색할 수 있다. 이름, 소속, 직위, 직책, 전화번호, 이메일 등으로 손쉽게 메신저를 사용하는 동료를 찾을 수 있다. 카카오 워크는 다른 차별점을 주기 위하여 사용자의 소속 정보와 대화 패턴 등을 바탕으로 두고 검색 결과가 추천된다. 한 글자만 입력해도 자주 사용했던 단어들을 띄워주며 빠르게 찾을 수 있다. 이때 검색해도 제대로 된 검색 기능이 이루어지지 않을 때를 대비하여 작성자, 채팅방, 기간의 옵션을 선택할 수 있다. 또한, 사용자와 관련도가 높은 작성자와 채팅방이 검색 옵션에서 자동으로 추천된다. 이러한 통합검색 기능은 카카오워크의 강력한 장점으로 내세우고 있으며, 검색 버튼은 어느 탭에서나 우상단의 고정된 위치에 있어서 보다 빠르게 접근하는 것이 가능하다. 검색창에 한 번만 검색하면 멤버, 채팅방, 메시지, 파일에 대해서 통합 검색이 이루어지기 때문에 이러한 부분은 확실한 장점이라고 할 수 있다. 라인웍스는 이와 같은 통합 검색 기능이 없으며, 슬랙은 강력한 통합 검색 기능으로 유명하다. 카카오워크가 검색 기능을 고도화시킨다면 통합 업무 플랫폼으로서의 경쟁력을 확실하게 갖출 수 있을 것이다.

애플리케이션

다양한 애플리케이션을 지원하여 카카오워크에서도 다른 애플리케이션의 알림을 받아볼 수 있다. 일정 알림, 이슈 진행 상황을 실시간으로 봇 메시지로 받을 수 있도록 지원한다. 지원하는 애플리케이션은 구글 갤린더, 구글 드라이브, 지라, 깃허브 등이 있다. 전사 공지, 장애 전파, 전자 결재 등 회사에 필요한 알림 봇을 직접 제작하여 중요한 전체 알림도 봇 메시지로 빠르고 간편하게 전할 수 있도록 한다. (봇 개발 BETA 지원) 지원하는 블록 킷 빌더에서 클릭만으로 텍스트, 이미지, 버튼 등을 조합하여 메시지의 미리 보기부터 코드의 구성까지 확인할 수 있도록 지원한다. 이러한 기능을 사용하여 다양한 블록들을 조합하여 메시지를 만들 수 있다.

문제점

카카오워크는 수 차례씩 로그인 혹은 메시지 전송 오류가 발생하는 등 서버가 불안정했다. 출시 초기 컴퓨터와 모바일 모두 오류가 있었으며, 특정 시간 없이도 서버 불안정 현상이 자주 발생되었다. 카카오워크를 경험한 복수의 사용자들은 10번의 1번 정도는 느려지거나 메시지 전송 오류가 발생했으며, 애플리케이션 자체가 미완성인데 급하게 출시한 느낌을 주었다. 또한, 메시지 삭제 기능이 없어서 잘못 보내는 경우 기록을 지울 수 없다. 상대방이 메시지를 읽지 않았는지 확인되는 메뉴도 부담스럽다는 의견이 나왔다. 업무 중 대화의 효율성을 높이기 위한 메뉴이지만, 부하직원 입장에서는 부담스럽기 때문이다. 또한, 개인용 카카오톡과 업무용 카카오워크 두 개를 한꺼번에 사용하는 게 더 번거롭다는 의견도 있다. 업무용 카카오톡이라는 느낌의 거부감이 들고, 일할 때 카카오톡을 또 사용한다는 피로감이 든다는 이유에서 이다. 언론사에서는 수 많은 정보가 오고가는 상황에서 외부에 개발한 업무용 플랫폼의 전면 도입하여 사용한다는 것에 대해서도 거부감을 표현하기도 했다.

주요 기능

할 일 관리

메시지를 선택해 나의 할 일로 등록할 수 있고, 메시지 내용을 수정하여 중요한 내용만 보이게끔 간추릴 수 있다. 그리고 업무를 배분하는 것도 무엇보다도 쉽고 간편하게 사용할 수 있다. 언제까지 완료해야 하는지 기한을 설정할 수 있고, 담당자를 지정하여 사용할 수 있기 때문에 담당자별 완료 상태를 확인할 수 있기에 업무의 진행 정도를 한눈에 파악할 수 있다. 추가적으로 체크 리스트로 해야 할 일과 완료한 일을 한눈에 모아볼 수 있는 기능을 제공하고 있다. 이러한 할 일 목록에서 직접 새로운 할 일의 작성도 가능하다.

화상회의

메신저 내에서 화상 회의를 지원하고 있다. 그렇기에 스마트폰과 PC가 있다면 언제 어디에서든 화상회의에 참여할 수 있고, 카카오워크 사용자가 아니더라도, 다른 사용자가 만든 화상회의의 링크를 받아 접속하면 참여가 가능하다. 참여 가능 인원은 최대 100명까지 지원할 예정이다. 크롬과 마이크로소프트 엣지, 사파리에서 원활히 이용할 수 있으며, 인터넷 익스플로러는 지원하지 않는다. 채팅과 화상회의는 자유롭게 오갈 수 있고, 채팅 중에도 화상회의를 바로 시작할 수 있으며, 발표자의 화면을 보며 채팅으로 대화를 나눌 수 있다. 이러한 화상회의의 내용은 실시간으로 암호화되어 안전하게 보관이 되며, 화상 회의실에 입장 시 신뢰할 수 있는 사람만 들어올 수 있도록 참여를 승인하고, 거절할 수 있다.

인공지능 어시스턴트

카카오워크의 캐스퍼 인공지능 어시스턴트는 메시지를 주고받다가 궁금한 사항이 생겼을 때 직접 검색하지 않고도 원하는 정보를 얻을 수 있는 기능이다. 모든 채팅방에서 사용자의 업무를 도와주는 기능을 탑재했다. 채팅창에서'/캐스퍼'를 입력하여 필요한 정보나 기능을 이용할 수 있다. 예를 들어, "/캐스퍼 현재 환율이 어때?”와 "/캐스퍼 내일 서울 날씨는 어때?" 등의 명령어를 대화창에 입력하면 된다. 지식 및 생활 정보 검색이 중심이며, 추후 회의 일정 예약과 회사 생활 정보 검색 등 업무에 필요한 정보를 빠르게 얻을 수 있다. 카카오워크에서는 과거의 대화나 자료를 손쉽게 찾을 수도 있다. 모든 채팅방, 메시지, 파일, 멤버를 한 번에 검색할 수 있는 통합 검색 기능을 제공한다. 검색 옵션을 설정에는 모든 대화방과 기간을 대상으로 특정 메시지나 파일을 쉽고 빠르게 검색해 찾을 수 있다. 인공지능 어시스턴트 캐스퍼는 안심하고 사용할 수 있는 클라우드 환경에서 제공되며, 업무의 시작과 끝을 함께 하는 종합 업무 플랫폼으로 인공지능과 검색기술을 통해 기업 디지털 혁신을 지원한다.

기업별 설정

회사의 로고와 대표 생상을 지정할 수 있고, 그에 따라 메인 화면과 프로필에 표시하고, 닉네임이나 직위 및 직책을 입력해 다양한 호칭을 설정할 수 있는 기능을 지원하고 있다. 또한, 사내 시스템과 연결된 커뮤니케이션 허브를 제공하기 때문에, 회의실과 게시판 등 사내 서비스를 바로 가기로 등록할 수 있고 그렇기에 더욱 간단하게 접속할 수 있다. 조직도를 연동하여 다른 친구 추가와 같은 기능을 사용하지 않아도 대화를 시작할 수 있고, 근대 관리 시스템을 추가로 연동하여 근무시간 및 휴가 여부도 확인할 수 있다. 추가로 조직과 회사 간의 경계를 쉽게 넘나들 수 있도록 가입과 동시에 모두가 자동으로 참여되는 전체 채팅방뿐만 아니라 그룹사간 멤버와 조직을 공유해 자유롭게 대화할 수도 있다.

근태관리

별도의 애플리케이션을 설치할 필요도 없다는 장점을 가지고 있다. 카카오워크 멤버와 조직 정보를 바로 연동하기 때문에 구성원 관리가 더욱 간편하다. 쉽게 변하는 근무 환경에 맞춰 유연하게 대처가 가능하고, 주 52시간제에 따라 근무 및 휴가 제도를 설정하고 멤버별로 필수 근무시간과 휴가 옵션을 적용할 수 있다. 그리고 구성원을 자율적으로 관리할 수 있는데, 모바일과 PC에서 원터치로 간편하게 출퇴근 기록이 가능하다. 추가로 카카오워크의 알림 시스템을 사용하여 스스로 근무시간까지 관리할 수 있다. 총 근무 시간과 필수 근무시간을 알 수 있고, 추가 근무가 발생하여도 등록하고 승인을 통해 반영할 수 있도록 하였다. 휴가 시스템을 이용하여 직원들의 연월차 관리 및 기타 휴가 사용내역을 파악하고 관리자는 근태관리를 할 수 있다.

전자결재

별도의 애플리케이션을 설치할 필요 없이 카카오 워크에서 무료로 시작할 수 있는 신속한 전자결재는 카카오 워크 멤버와 조직 정보가 바로 연동되어 결재 권한 관리가 간편하다. 승인, 반려 등 결재 진행 알림을 카카오 워크로 실시간 확인이 가능하고, 모바일에서도 클릭 한 번으로 쉽게 처리가 가능하다. 추가적으로 오프라인의 결재 과정을 그대로 온라인으로 옮겨와서 결재, 반려, 협의, 공람, 부서 협조 및 수신 등 다양한 결재 기능과 결재문서의 기본 템플릿을 제공하기 때문에 더욱더 장소와 기기의 제약을 받지 않고 활용이 가능하다. 기본적으로 전자결재시스템의 경우 가격이 고가이기 때문에 쉽게 구축하기가 어렵다. 그렇기 때문에 비교적 저렴한 가격으로 전자결재 기능을 이용할 수 있게 됨으로 자체적으로 전자결재시스템을 도입하기 어려운 회사에서도 이러한 점으로 쉽게 카카오 워크를 도입할 수 있도록 하였다.

전망

2020년 10월, 카카오워크는출시 이후 한 달 만에 동료들과 업무를 보는 공간인 워크스페이스(Workspace)의 개설 수가 5만 5,000개를 돌파했다. 카카오워크를 사용하는 기업, 단체, 조직 등도 5만 곳이 넘었다. 카카오워크가 시장에 무사히 안착하고 안정적인 모습을 선보이는 것을 목표로 하고 있다. 유료버전 공개 전까지 지속해서 업무에 적합한 기능들을 추가했으며, 기업 경영에 어려움을 겪는 기업들이 편하게 서비스를 이용할 수 있도록 무료 플랜도 있다. 구글 애플리케이션, 모바일 화상회의, 메시지 삭제 등 업무상 필요 기능에 대한 이용자 요구도 파악하여 추가 탑재할 예정이다. 또한, 고객사의 조직 문화나 업무 방식을 보다 효율적으로 지원하기 위해 서비스를 업그레이드해 나갈 방침이다. 국내 협업 툴 시장은 아직 초기단계이며, 업무 툴의 국내 시장 침투율 자체가 아직 작아 성장의 기회가 무궁무진한 분야이다. 따라서 중장기적으로는 카카오워크가 국내 협업 툴 시장의 성장을 이끌고 기술을 선도해 나가는 것을 목표로 삼고 있다. 향후, 사용자들이 획기적이고 혁신적인 벤처 및 중소기업 소프트웨어 기업들의 아이디어를 직접 체험하고 이를 카카오워크 안에서 구매할 수 있는 서비스를 제공할 예정이며, 이에 카카오워크 안에서 마켓플레이스를 오픈하여 운영할 계획이다.

참고자료

• 카카오워크 공식 홈페이지 - https://www.kakaowork.com/
• 장현지,〈카카오워크 "출시 3개월 만에 워크스페이스 개설 수 10만 돌파", 추가 기능 선보여〉, 《아이티동아》, 2020-12-17
• 〈"언택트 시대에 필요한 디지털 업무 혁신의 시작" 카카오엔터프라이즈, 종합 업무 플랫폼 ‘카카오워크’ 출시〉, 《카카오엔터프라이즈》, 2020-09-16
• 장형태,〈(Mint)누가 공지 안봤는지 뜬다, 한국형 업무 톡 ‘카카오워크’〉, 《조선일보》, 2020-10-28
• 장병철 기자, 〈모바일 화상회의· 전자결재…모든 업무 가능한 플랫폼으로 진화〉, 《문화일보》, 2020-12-17
• ◐☆×☆←★ Bongji,〈카카오워크 근태관리〉, 《티스토리》, 2020-10-16
• Archivers, 〈카카오워크 기능 분석(라인 웍스,슬랙과의 비교)〉, 《티스토리》, 2020-09-16
• 공감언론 뉴시스, 〈카톡에 이은 10년만의 야심작 '카카오워크' 출시…"카톡처럼 쉬워요"〉, 《뉴시스》, 2020-09-16
• 권지영 기자 , 〈“일상 말고 일에서 만나”…카카오워크 7일 동안 사용해보니···〉, 《인더뉴스》, 2020-09-28

같이 보기

• 카카오톡
• ㈜카카오

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