자료요청서

자료요청서(RFI, Request for Information)는 화주인 발주자가 제안요청서(RFP)를 작성하기 전에 프로젝트 계획 및 수행에 필요한 정보를 수집하기 위해 복수의 공급업체에 요청하는 정보요청서이다.

개요

자료요청서는 자료요청서를 뜻하는 것으로, 지도 제작 자동화(AM), 시설물 관리(FM), 지형공간정보체계(GIS) 용역 회사 및 시스템 공급사들에 자료 요청을 하는 것이다. 자료의 내용은 조직과 전담 인원 및 매출액 등 시스템 제공 회사의 현황, 시스템의 기능 및 성능, 향후 기술적 추이, 고객 현황 및 개략적인 시스템 구축 비용의 응용프로그램 등이다. 자료요청서는 제안요청서와 유사하게 프로젝트 목적들과 요구를 설명하는 정형적으로 쓰인 문서이며, 일반적 도움말들과 개념들을 포함한 미리 준비된 정형적인 서류(Letter)이다. 자료요청서를 일반적으로 고려하지 않은 개인적인 접촉은 자격 정보를 수집하는 목적을 달성한다. 자료요청서를 토대로 제안요청서를 작성하고, 공급업체의 업무 현황 및 수행능력을 개략적으로 파악하여 후보 업체를 일차적으로 선정, 발주자에게 필요한 각종 기술에 대한 이해도를 높일 기회 제공하는 것에 목적을 가지고 있다. 하지만, 공급업체가 먼저 수주를 하는 경향이 강하기 때문에 자료요청서의 니즈(Needs)가 떨어지고 있다. 자료요청서는 제안요청서와는 달리 데이터 수집과 내부 학습을 목적으로 함에 따라 형식에 구애받지 않고, 발주자의 필요사항을 반영하여 관련 업체에 요청해야 한다. 단, 너무 많은 업체를 이용하기보다는 3개에서 5개의 공급업체를 결정하여 요청하는 것이 바람직하다.

특징

프로젝트 단계

자료요청서 단계를 지난 다음에는 제안요청서로 넘어간다. 자료요청서를 통해 수집된 정보를 바탕으로 실제 해당 프로젝트를 추진할 수 있도록 구체적인 정보들을 요청해야 한다. 제안요청서 단계에 참여하는 외주 업체는 모두 해당 업무나 프로젝트를 수행할 가능성이 있는 업체이므로, 최대한 자세하고 구체적이고 정확하게 제안요청서를 작성하여 요청해야 한다. 제안요청서가 구체적일수록, 제안서의 품질인 높아지고 예산에 대한 이견도 줄어들 수 있기 때문이다. 또한, 프로젝트를 진행하는 동안의 의견 충돌이나 갈등을 미연에 막을 수 있다. 제안요청서에는 해당 업무 및 프로젝트에 대한 자세한 정보, 추진 일정, 예산, 제안서의 목차, 제안 평가 기준 등을 구체적으로 명시해야 한다. 제안요청서 작성부터 해당 외주 업무 및 프로젝트의 성공 여부가 달려있다. 자료요청서를 하는 이유도 실은 제안요청서를 제대로 작성하기 위해서이다. 자료요청서 단계에서 제안요청서를 거쳐 견적요청서(RFQ)로 이어지는 외주 업체 선정의 단계별 접근은 외주 업체를 통하여 그만큼 까다롭고 어렵다. 외주는 비용을 줄이고 전문적인 업무에 대한 지식과 경험을 내부 자산으로 만들 수 있는 기회이기도 하지만, 실패할 경우에는 비용을 날리고 업계에서 평판이 떨어질 수도 있다. 또한, 제대로 된 자료요청서와 제안요청서는 외주 업체에게 제대로 된 준비를 할 수 있게 도와준다. 객관적인 평가 기준을 통하여 평가해야 효과를 극대화 할 수 있으며, 이를 통한 계약이 이루어지지 않아 장기적으로 악영향을 끼칠 수도 있다.

효과

자료요청서를 요구하는 기업들이 늘고 있는 추세이다. 담당자로서는 굳이 자료요청서까지 작성하여 외주 업체들에 요구할 필요성이 있을까 싶지만, 문제는 담당자가 해당 업무(프로젝트)에 대해 잘 알지 못할 경우다. 아무리 인적 네트워크를 통해 유망한 외주 업체들에 대해 알아보고 해당 부문에 대해 공부를 한다고 하더라도 전문 식견이 떨어지는 것은 어쩔 수 없는 일이다. 또한 그 분야가 매우 빠르게 트렌드가 바뀌는 첨단 기술 분야라면 외주 업체를 정하는 건 완전 운이 되어버린다. 그러므로 이런 분야의 업무나 프로젝트를 하면 체계적인 사전 조사는 필수다. 최신 트렌드가 어떻게 되며, 해당 분야에 어떤 업체들이 있으며 어떤 사람이 전문가인지 파악할 필요가 있는 것이다. 이때 활용할 수 있는 것이 자료요청서이다. 자료요청서는 공식적인 경로로 비교 가능한 정보를 수집할 수 있다. 특히 해당 분야에 어떤 업체들이 존재하며 이들 간의 경쟁이 어떻게 이루어지는지는 파악할 수 있다. 일반적으로 국내에서 자료요청서라고 하면, 인적 네트워크 등을 통해 외주 업체를 미리 만나 회사 소개나 제품/서비스 소개를 받는 것에 해당하겠지만, 이는 비공식적인 절차이므로 유무형의 압력에 노출되기 쉽다. 따라서 미리 업체들에 자료요청서를 보내, 진행하고자 하는 업무(프로젝트)에 대한 정보를 수집할 필요가 있다. 따라서 자료요청서에는 많은 요구 사항을 담지 않는다. 자료요청서에서는 추진하고자 하는 업무(프로젝트)에 대한 간단한 개요/목적/예상 기간 정도를 표시하고, 이에 맞추어 외주 업체에 대한 정보, 제품/서비스에 대한 정보, 간단한 시장 동향, 주요 경쟁사 정보를 요청할 수 있다. 그리고, 자료요청서에 대한 회신으로 20페이지 이내의 워드 문서로 받는 것이 좋다.

참고자료

• 지형 공간정보체계 용어사전, 〈RFI〉, 《네이버 지식백과》
• tete, 〈RFI와 RFP란?〉, 《네이버 블로그》, 2013-10-22
• 신념의 이부장, 〈제안 프로세스〉, 《네이버 블로그》, 2009-06-03
• 〈RFI, RFP가 필요한 이유〉, 《티스토리》, 2011-08-25

같이 보기

• 제안요청서
• 견적요청서
• RFI